システム手帳向けのリフィルは、各社からいろいろな種類が出ています。これら市販のリフィルと自分の使い方がマッチすれば良いのですが、マッチするものが見つからない場合もあるかと思います。
特に、市販のリフィルはスケジューリングに特化しているものが多く、私のように「スケジュールは電子的に管理」と割り切っている場合、市販のリフィルにあまり魅力を感じません。
ではどうするか？ おすすめはカスタムリフィルの自作です。
この記事では、私がソリューション営業向けに考えた案件管理のためのカスタムリフィルを紹介します。
これをヒントに皆さんも作成してみてはいかがでしょうか？
カスタムリフィルの作り方
私の場合、カスタムリフィルはエクセルで作成して、その後PDFに書き出しています。
最初にエクセルの印刷設定で用紙を95mm x 171mm (バイブルサイズ)に設定したあと、表示を「ページレイアウト」にして作成します。
その後、PDFで別名保存すればできあがりです。
詳細な作り方は別途記事にしようかと思います。
ポテンシャルリスト
さて、ここからは私の作成したリフィルの紹介です。
１つ目は「ポテンシャルリスト」です。
商談になる前段階で、商品紹介等を通して「うまく行けば買うかも？」という段階の案件リストです。
「面白そうだけど予算ないから検討するならもっと先かなぁ」というようなお客様は全てこのリストで管理します。
このようなお客様は、状況を「たまに」確認する必要があるので、最終コンタクト日も忘れずに記録しておきます。
項目を一つづつ紹介します。
最初の四角(□)
案件が生きてるのか、死んでいるのか(“Ｘ”）、正式商談として商談リストに移動した(“→”）のかを示すために使います。
案件発生日(Raised)
このリストに案件を追加した日付を書きます。
顧客名(Cust)
顧客の会社名を書きます。
案件名(Title)
わかりやすい案件名を書きます。
下の行の最初。名前(Name)
お客様の担当者の名前を書きます。
ID
案件番号(あれば)を書きます。
受注目標日(Sched)
いつ頃受注しそうな案件なのか書きます。
最終コンタクト日(Last)
お客様と何らかのやり取りをしたら、日付を追記しておきます。その日付に何をしたかは別のページに記録しておきます。
案件管理シート
２つ目は案件管理シートです。
お客様が前向きに検討し始めた時にポテンシャルリストからこのシートに移動させて管理します。
項目を一つづつ紹介します。
ID
案件番号(あれば)を書きます。
案件名(Title)
わかりやすい案件名を書きます。
Status(ステータス)
案件の現在の状態をひと目で判断できるように考えました。合意に近づいた度合いに応じてマス目を塗りつぶします。
- 購買理由
お客様の方できちんと購買理由が無いと稟議が通らなかったり予算が取れなかったりと案件が進まなくなります。
この項目ではお客様がきちんと上司を説得できる購買理由を持っているかどうかに応じてマス目を塗りつぶします。 - 予算取得
稟議を上げた、予算申請をした、予算の承認が降りた等々、提案システムを買うための「お金」の準備ができているかどうかに応じて塗りつぶします。 - 提案合意
提案内容がお客様の問題を解決できることを「お客様が納得したかどうか」に応じて塗りつぶします。 - 差別化合意
他社競合製品と比べて自社を選ぶ必然性を「お客様が納得したかどうか」に応じて塗りつぶします。ここが塗りつぶせていないと、価格競争に陥りやすくなります。 - 時期合意
発注時期、納品時期、開発期間等々のスケジュールの合意に応じて塗りつぶします。 - 金額合意
最後は金額の合意です。ユーザ部署→ユーザー部署マネージャ→購買、と金額承認プロセスの進捗度合いに応じて塗りつぶします。
ターゲット金額、発注時期
ここは案件の進捗に応じて書き換わる可能性があるので「消せる筆記具」で書いたほうが良いかもしれません。
お客様リスト
選定メンバー、承認者、購買担当者などお客様の関係する人を書き留めておきます。
時系列状況
状況に変化があった場合に日付と簡単な概要を時系列に書いておきます。案件が長引くと１ページでは収まらないので裏面も使います。
カスタムリフィルの可能性は無限大
いかがでしょうか？「ソリューション営業」という狭い業務に沿って作成することで、自分にピッタリのフォーマットが完成しました。
使っていて改善したくなればいくらでも変更することもできます。
ぜひ、あなた専用のカスタムリフィルを考えてみてください。
今回、作成したカスタムリフィルをここに公開しておきます。ご自由にお使いください。
カスタムリフィル-案件管理
システム手帳が欲しくなったら、この記事を見てください。
